Lo primero, para no hacerte perder tiempo: el sistema se usa completo en Colombia —reservas, cotizaciones, pasajeros, caja, cuentas con clientes y proveedores, rentabilidad por reserva— pero la emisión de comprobantes contra la DIAN todavía no está integrada. Hoy eso funciona sólo en Argentina. La factura se emite por fuera y se carga en el sistema asociada a los cobros que cubre. La integración de Colombia está en camino: escribinos y te avisamos cuando esté.
Cómo factura una agencia en Colombia
La factura electrónica de venta con validación previa de la DIAN es obligatoria para prácticamente todas las empresas desde noviembre de 2020. El formato es XML bajo el estándar UBL 2.1, y cada factura lleva su CUFE, el código único que la identifica.
«Validación previa» significa que la DIAN valida el comprobante antes de que se pueda entregar al cliente. No es un envío informativo posterior: sin la validación, la factura no se puede expedir.
Para una agencia esto ya es rutina. El punto que queda abierto es otro: si la factura se emite en una herramienta y la reserva vive en otra, hay que cargar el comprobante dos veces y después conciliar a mano.
El Registro Nacional de Turismo
Toda agencia de viajes que opere en Colombia tiene que estar inscripta en el Registro Nacional de Turismo. Lo regula el MinCIT y su administración está delegada a las Cámaras de Comercio, que es donde se hace el trámite y la renovación anual.
El número de RNT es el dato que piden los clientes corporativos y los operadores, así que conviene tenerlo en la ficha de la agencia junto con el NIT.
Lo que sí resuelve hoy
Todo el sistema menos el botón de emitir:
Mientras la facturación no esté integrada
Para que la administración no quede partida en dos, hay algo pensado justamente para este caso: podés cargar la factura que emitiste por fuera y asociarla a los cobros que cubre. El número de comprobante queda en el sistema, pegado a los movimientos de caja, y el saldo del cliente queda bien.
Una factura puede cubrir varios cobros —una seña y después el saldo— y se puede seguir imputando mientras la suma no supere su total. Si imputaste mal, se deshace. No es lo mismo que emitir desde acá, pero resuelve lo que de verdad importa: que facturado y cobrado cierren.
Moneda y forma de pago
El sistema maneja varias monedas y nunca las suma entre sí: los totales de caja y los saldos van siempre separados por moneda, porque un número que mezcla dos monedas no existe. Una agencia colombiana que cobra en moneda local y le paga a un operador en dólares ve las dos cuentas por separado, que es como son.
Las licencias se pueden abonar en dólares. Los precios están en la página de precios, en las tres monedas.