Qué es, en concreto
Un software de gestión para agencias de viajes es el lugar donde vive la operación: quién viaja, qué compró, cuánto pagó, a quién hay que pagarle y qué se facturó. Dicho así suena obvio; lo que cambia en la práctica es que el dato se carga una sola vez.
Hoy, sin sistema, el nombre de un pasajero se escribe en la cotización, se vuelve a escribir en el mail al proveedor, se vuelve a escribir en el voucher y una cuarta vez en la factura. Cada copia es una oportunidad de que se escriba distinto, y cuando algo no cierra nadie sabe cuál de las cuatro es la buena.
La señal más clara de que hace falta no es el volumen de ventas: es cuánto tiempo lleva responder «¿cuánto me debe este cliente?». Si la respuesta exige abrir tres archivos, el problema ya está.
Cuándo deja de alcanzar la planilla
Una planilla es una herramienta excelente y conviene usarla mientras rinda. Deja de rendir cuando aparece alguna de estas cosas:
- Más de una persona cargando datos. Dos personas sobre la misma planilla terminan con dos versiones, y la que se guarda última borra el trabajo de la otra.
- Pagos en cuotas o señas. El saldo de cada cliente deja de ser una resta y se vuelve un historial. En una planilla eso se convierte en columnas que nadie mantiene.
- Cuentas con proveedores. Cuando hay que saber qué se le debe a cada operador por cada reserva, la planilla de ventas ya no sirve: hace falta el otro lado del mostrador.
- Facturación electrónica. Emitir contra el organismo fiscal desde afuera del sistema significa cargar el comprobante dos veces y conciliar a mano.
- Alguien pregunta por un viaje del año pasado. Si encontrarlo depende de recordar en qué archivo quedó, la información existe pero no está disponible.
Qué mirar antes de elegir
Casi todos los sistemas muestran bien la parte de reservas, porque es la más fácil de demostrar. Las preguntas que de verdad separan uno de otro son menos vistosas:
Los módulos que importan
Las listas de funcionalidades son largas y casi todas se parecen. En la operación diaria de una agencia, el peso está en cinco cosas:
Reservas y cotizaciones
Armar una cotización con varios servicios, pasarla a reserva cuando el cliente confirma y emitir el voucher sin volver a escribir nada. Que la cotización y la reserva sean el mismo registro en distinto estado, y no dos documentos separados.
Pasajeros
Los datos de cada pasajero una sola vez, reutilizables en el próximo viaje. En grupos —turismo estudiantil, contingentes— esto es la diferencia entre cargar 45 personas o cargarlas cuatro veces.
Caja y cuentas corrientes
Lo que entró, lo que salió y el saldo de cada cliente y cada proveedor. Es el módulo que menos se mira en una demo y el que más se usa después.
Facturación
Emisión electrónica con el comprobante asociado a la reserva, y la nota de crédito cuando hay que anular. Si está integrado, el comprobante queda pegado al movimiento de caja y la conciliación se hace sola.
Reportes
Ventas por período, por vendedor y por producto; rentabilidad por reserva. No hacen falta veinte reportes: hacen falta los tres que se miran todos los meses.
Planilla, sistema genérico o sistema de turismo
Una alternativa habitual es usar un ERP o un sistema de facturación común. Funciona, con una salvedad: no conoce el negocio.
| Planilla | Sistema genérico | Sistema de turismo | |
|---|---|---|---|
| Facturar | No | Sí | Sí |
| Cuenta corriente del cliente | A mano | Sí | Sí |
| Pasajeros por reserva | A mano | No existe el concepto | Sí |
| Vouchers | No | No | Sí |
| Cupos y salidas | A mano | No | Sí |
| Neto del proveedor y markup | A mano | No | Por servicio |
| Varios usuarios a la vez | No | Sí | Sí |
Deslizá la tabla para ver el resto →
La fila que suele decidir es la de pasajeros: en un sistema genérico no existe esa idea, así que o se la fuerza en un campo de observaciones o se la sigue llevando aparte, que es volver al punto de partida.
Cómo es ponerlo en marcha
La parte técnica no es el problema: el sistema está disponible el mismo día. Lo que lleva tiempo es ordenar lo propio, y conviene hacerlo en este orden:
- Proveedores y productos. Quiénes son y qué venden. Sin esto no se puede cargar una cotización.
- Tarifas. Es la etapa más larga y la que más se subestima, especialmente si hoy viven en varias planillas con distintos formatos.
- Clientes. Se importan de la planilla. Conviene limpiar duplicados antes de importar, no después.
- Reservas nuevas. Desde el día uno, todo lo nuevo entra al sistema. Lo viejo se deja donde está.
- Facturación. Última, cuando lo anterior ya está rodando: necesita los certificados del organismo fiscal y un par de pruebas.
El error más común es querer migrar el historial completo antes de empezar. Son semanas de limpieza de datos que casi nadie vuelve a consultar. Arrancá con lo que viene, no con lo que pasó.
Dónde entra iEVT
iEVT es un sistema de gestión para agencias de viajes en la nube: reservas, pasajeros, caja, cuentas con clientes y proveedores, facturación electrónica y reportes. Opera en Argentina con facturación contra ARCA, y hay agencias usándolo en varios países de la región.
Además del sistema, se puede sumar el sitio web de la agencia integrado —los productos que cargás se publican solos— con hosting y certificado. Los planes y lo que incluye cada uno están en la página de precios.